IMT Mines Albi est habilitée à délivrer le doctorat. Le Centre de Documentation forme et accompagne les doctorants en vue du dépôt officiel de la thèse. La délivrance du diplôme est conditionnée par le traitement et dépôt de la version définitive et officielle par le Centre de Documentation.

1ère étape : dossier de soutenance

Le fichier transmis aux rapporteurs est à déposer dans Adum avant la date de soutenance prévue.

A cette étape, un message automatique généré par Adum est envoyé au(à la) doctorant(e) afin de prendre rendez-vous avec le Centre de Documentation. Ce rendez-vous est obligatoire et permettra d'optimiser les conditions de dépôt définitif.

2ème étape : soutenance effectuée

La version définitive est celle qui comprend les corrections demandées par le jury. Elle fait l’objet d’un second dépôt sur Adum, trois mois au maximum par rapport à la date de soutenance.

Il est demandé aux doctorants de transmettre cette version corrigée au Centre de Documentation pour validation, et ce dans les meilleurs délais. Le doctorant doit attendre l’accord du Centre de Documentation avant de procéder à ce dépôt dans Adum.

Points de contrôles

Avant soutenance :

Le contrôle du fichier dans l’application Facile est obligatoire, il permet de vérifier l’éligibilité du fichier pour l’archivage pérenne auprès du Cines (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur).

La table des matières doit être dynamique pour une navigation simplifiée.

Des modèles pour la page de titre sont disponibles sur MIN-RDV-RED-Déposer ma thèse :

• pour Word : template  français et anglais
• pour LaTeX : template IMT Mines Albi

Après soutenance :

La page de titre doit être mise à jour avec la mention du Président du jury.

Quant aux résumés courts et mots clés en français et en anglais :

• positionnés à la fin du fichier (sans pagination) précédés des titres
• identiques à ceux figurant sur le PV, identiques exactement à ceux figurant dans le dossier Adum,
• en cas d’écart, contacter le bureau des doctorants pour une demande de mise à jour.

Dans le cas d’une thèse rédigée en anglais, un résumé long de 10 pages minimum est requis. Cf. : Instruction sur MIN-RDV-RED-Soutenir ma thèse-Rédaction de mémoire de thèse en anglais

Droits d’auteur :

Le contrat de diffusion signé à l’étape « dossier de soutenance » dans Adum,  engage la responsabilité du doctorant quant à l’utilisation des images ou schémas extraits d’œuvres protégées. Les autorisations obtenues sont à conserver par le doctorant

Pour les thèses sur travaux (partie du manuscrit consistant en la reprise d’un article publié ou accepté pour publication) :

• les autorisations sont à transmettre au Centre de Documentation,
• dans Adum la mention «  thèse sur travaux » est cochée,
• les références complètes et DOI de l’article repris sont à mentionner dans le chapitre.

Après dépôt de la version définitive 

Le doctorant édite l’attestation de dépôt définitif dans Adum, le signe, fait suivre au Directeur de thèse et au Centre de Documentation pour signature. Cette étape finalisée qui déclenche le traitement de dépôt officiel.
Le Centre de Documentation sollicite le doctorant et son encadrement pour l’obtention de 2 exemplaires (couleur, recto-verso, un exemplaire relié et l’autre non relié).

Le Centre de Documentation a en charge le traitement documentaire de la version électronique en vue du dépôt officiel de la thèse. Une fois effectué, une notification est adressée au docteur, au(x) directeur(s) de thèse et au bureau des doctorants.

Le bureau des doctorants lance la procédure de diplômation.

Diffusion de la thèse

IMT Mines Albi a choisi le portail HAL Thèses pour la diffusion de ses thèses. Suite au dépôt officiel, la thèse sera donc disponible depuis le portail HAL IMT Mines Albi à la date échue pour les thèses sous embargo ou confidentielles. Elle est signalée dans le catalogue collectif Sudoc et dans le moteur theses.fr

La thèse est sous embargo :

Une section de la thèse est soumise pour publication à un éditeur et un embargo de quelques mois est souhaité ? Cette demande doit être explicitement formulée par le doctorant, avec une date précise JJ/MM/AA dans le contrat de diffusion et/ou par un message au bureau des doctorants.

La version imprimée peut être consultée au sein de la communauté universitaire.

La thèse est confidentielle :

La période de confidentialité doit être validée par le Directeur de l'Ecole. Une procédure est à suivre dans Adum, les seules informations issues de ce process font foi.
Aucune diffusion n’est possible avant la fin de la confidentialité.

2 contacts à votre service selon votre question :

La liste "Docthese" : pour le dépôt et signalement (Centre de documentation)
La liste "Bureau-doctorants" : pour le suivi administratif (Bureau des doctorants)